Ne plus regarder ses mails après 19 heures et ne pas se connecter pendant les vacances, des réflexes simples à adopter ? Pas forcément. La mise en place de mesures pour respecter le droit à la déconnexion est pourtant obligatoire, notamment pour préserver la santé mentale des salariés. Exemples d’actions et de solutions de prévention pour un usage raisonné du numérique en entreprise.
Rappel des obligations de l’employeur en matière de droit à la déconnexion
Le droit à la déconnexion figure dans le Code du Travail, à l’article L2242-17 portant sur la négociation annuelle sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT). Il impose aux entreprises de mettre en place des mesures de régulation des outils numériques pour respecter l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle des salariés. Faute d’accord, les employeurs doivent proposer une charte prévoyant des actions de sensibilisation et/ou de formation.
Le droit à la déconnexion s’applique dans les entreprises comprenant une ou plusieurs organisations syndicales de représentation du personnel. Les employeurs concernés doivent engager des négociations au moins une fois tous les quatre ans sur différents points dont la rémunération, le temps de travail et les mesures de QVCT.
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Bonnes pratiques pour un usage raisonné du numérique
Définir des périodes de déconnexion
L’employeur peut, dans le cadre d’une charte, définir des périodes de déconnexion selon des tranches horaires et/ou des jours de la semaine. Mais attention : il est conseillé d’évaluer au préalable la charge de travail et de tenir compte de l’organisation propre à l’entreprise pour des mesures efficaces et respectées par tous.
Couper les serveurs de messagerie est une autre piste mais elle n’est pas toujours optimale ni suffisante : il peut s’agir d’un facteur de perte d’autonomie et de stress. Il est aussi possible de voir des managers contourner cette contrainte en utilisant leur smartphone en dehors des heures de travail.
Utiliser les paramètres des services de messagerie
Parfois, il n’est pas nécessaire de chercher bien loin pour trouver des outils de gestion de boite mail. En effet, il est possible d’utiliser les paramètres de base des services de messagerie :
- La réponse automatique à rédiger avant de partir en congé ;
- L’édition de la signature automatique, en indiquant qu’une réponse immédiate ne sera pas systématiquement apportée ;
- Le bouton « déconnexion », tout simplement.
En général, les salariés ont eux-mêmes la main sur ces fonctions de leur boite mail.
Privilégier les conversations de vive voix
Un échange de vive voix peut-il se substituer à l’envoi d’un mail ? Une question à se poser systématiquement, en utilisant des principes tels que :
- La règle des 5 : si le message fait plus de 5 lignes ou nécessite plus de 5 minutes de lecture, il est préférable de téléphoner ;
- La règle des 20 mètres (ou autre valeur) proposée par le conférencier Philippe Bloch : éviter les échanges de mails entre collaborateurs situés à moins de 20 mètres.
Même si ces règles n’ont pas forcément d’incidence sur la vie privée, elles permettent de diminuer l’usage des messageries à terme.
Proposer des actions de sensibilisation aux salariés
PmSm, avec le cabinet PSO, aide les employeurs à préserver la santé mentale de leurs collaborateurs grâce à des actions sur-mesure. Les solutions peuvent être proposées sous différentes formes selon les besoins, par exemple :
- Mesure de la QVCT (qualité de vie et des conditions de travail) ;
- Analyse de pratiques ;
- Formation aux risques liés au numérique à distance ou en présentiel ;
- Coaching individuel et collectif ;
- Recommandations sur le télétravail.
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